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Control de almacén e inventario

Este texto estudia de forma detallada la gestión de almacén de una empresa comercial. No es un documento de consulta. Si tienes dudas concretas usa Manual de referencia, que tiene más de 100 fichas con dudas y temas de almacén e inventario. Tampoco pretende discutir tu política empresarial. Lo que quiere hacer es transmitirte algunas ideas claras y decirte como se hacen bien muchas cosas necesarias para controlar el almacén. Con esa información tendrás que tomar las decisiones oportunas para tu empresa. En algunos casos hay soluciones claras y simples con pocas alternativas. En otras toca decidir entre un abanico de posibilidades.

A qué empresas se dirige esta información

Principalmente estudio empresas comerciales. Esto es que compran y venden productos con poca o ninguna transformación. Vale por tanto para la mayoría de comercios típico, tales como una tienda de modas, un supermercado, una tienda de muebles o una papelería. Y me refiero tanto a su versión tradicional, un comercio físico, como a una posible versión virtual, o sea una tienda web. Por supuesto pienso en distribuidoras en sentido amplio: Distribuidoras de alimentación, papelería, materiales clínicos, electrodomésticos, perfumería, etc...

Como he dicho encaja en comercios que realizan alguna transformación, he citado antes los supermercados, que pueden, por ejemplo, comprar carne al por mayor y envasarla al vacío en dosis pequeñas. Pero voy a dejar de lado las empresas que son principalmente fabricantes. Aunque hay muchas cosas en común tenemos otro texto pensado para ellas. Lógicamente, también voy a excluir las empresas de servicios.

Veremos ejemplos de muchos tipos de productos. Acabo de citar algunos. Es cierto que la naturaleza de algunas actividades requieren un trato especial. Por ejemplo, una librería tiene algunas singularidades que son fundamentales en su gestión. Pero la gestión de almacén tiene muchas cosas en común para un abanico muy amplio de actividades y por eso este documento debe encajar en un espectro amplio de empresas.

Así que nos centramos en empresas comerciales, compran y venden, independientemente de su forma fiscal.

Qué queremos conseguir con este texto

Lo que pretendemos es que tu empresa gestione bien el almacén. Esto significa que sepas en todo momento las existencias de cualquier artículo y que además sepas dónde lo tienes. Esta información debe ser inmediata. O sea, la consulta de cuantas unidades tienes de cualquier artículo tiene que ser inmediata y fiable.

Además tienes que poder valorar el almacén con criterios razonables.

Por supuesto tanto si tienes varios almacenes, sitios intermedios como vehículos de repartos y materiales en depósito (de tus proveedores o a tus clientes) la información de que hay en cada caso tiene que ser igualmente rápida y fiable.

También es necesario controlar los movimientos. Saber lo que tienes que entregar y lo que tienes que recibir. Y por último tener una previsión de que hay que comprar para atender las peticiones de compras.

Conceptos elementales: Almacenes e inventarios

Vamos a empezar por definir lo que puede ser obvio pero conviene tener claro.

Un almacén es un espacio físico que usa una empresa para guardar las mercancía que comercializa. Una empresa puede tener un único almacén, que a menudo coincide con la propia dirección de la empresa, o varios. Una empresa puede usar almacenes externos, de terceros o incluso de los propios clientes. Aunque normalmente nos referimos a locales, naves o en general inmuebles podemos considesar un vehículo como un almacén.

Cómo sabe el ordenador las existencia de un producto.

En la aplicación se registran las entradas y las salidas. Cuando entra mercancía se hace una entrada y cuando sale un albarán. La diferencia entre lo que entra y sale es lo que hay en almacén. Así de fácil.

Un ejemplo, para verlo más claro. Hacemos una compra de 200 relojes modelo X, vendemos 40, luego 15 y 60 más. Hacemos otra compra de 100 relojes del mismo modelo. Vendemos a continuación 50 y posteriormente 20. ¿Cuanto tenemos? pues tenemos 115 en almacén: El cálculo es el siguiente: 200-40-15-60+100-50-20 = 115

Por decirlo claro, saber las existencias es solo sumar lo que entra y restar lo que sale. ¿Se equivoca el ordenador al sumar? Pues francamente no. Es algo demasiado fácil para él.

Por qué no cuadra el almacén

El problema que nos encontramos en muchas empresas es que las existencias que indica el ordenador no coincide con el dato real. Según el ordenador tenemos 43 tostadoras, vamos al almacén y vemos que hay 41. Faltan 2 tostadoras. Esto es muy habitual y es precisamente el problema principal que queremos resolver. Como he dicho antes casi nunca el problema proviene del ordenador. el problema tiene una causa muy simple: Hay errores en las salidas y entradas.

Valoración del inventario

Hasta ahora hemos estudiado como controlar las existencias. Ahora abordamos el segundo tema que es valorar nuestro inventario. Es decir, sabemos que hay en el almacén, pero ¿cuánto vale?. Esto tiene interés por varios motivos. Los dos principales son sus consecuencias fiscales y contables. Dependiendo de lo que valga el almacén el resultado contable y fiscal será distinto. O sea, en la gestión habremos ganado o perdido más o menos dinero.

Cuanto más valga el almacén, mejor para los resultados de la empresa. Y claro, si hay beneficios tendremos que pagar más a Hacienda. Así que tenemos que andar con cuidado a la hora de valorarlo.

La primera idea que tenemos que tener clara es que, nos guste o no, por lo general no hay una única manera de valorarlo, o una manera que sea la buena. Hay varias posibilidades. Algunos ejemplos nos pueden ayudar a verlo.

Los recuentos de almacén

Inevitablemente conviene cada cierto tiempo comprobar la fiabilidad de nuestro inventario. O sea, confirmar que los datos que nos dan el ordenador son reales. Si hemos seguido los consejos que damos en este texto espero que el resultado sea bueno. Pero como hemos comentado los errores se acumulan. Un fallo en una salida, o una entrada, o un robo, pasa desapercibido en el momento, pero se suma a la lista de errores que con el tiempo hace que aparezcan descuadres más o menos importantes.

Así que a veces hay que contar las existencias y rectificar los errores. G4100 cuenta con un programa específicamente para realizar esta tarea y lo vamos a comentar. Pero antes algunas ideas importantes.

En primer lugar cuantos menos recuentos sean necesarios, mejor. Si el día a día nos hace ver que no hay errores en las existencias podemos minimizar los recuentos. Incluso dejarlo en algunas verificaciones parciales a modo de auditoría.

Los recuentos se pueden hacer en cualquier momento.

El control ABC del almacén

El control ABC, también llamado Análisis ABC, es una técnica que ayuda a controlar el almacén.

Consiste en clasificar los artículos en 3 grupos que son los siguientes:

  • Grupo A. Artículos importante que suponen el grueso del volumen económico de ventas, tienen un coste importante pero suponen una parte pequeña del número de artículo
  • Grupo B. Intermedios entre los grupos A y C
  • Grupo C. Artículos con un coste relativamente pequeño, que suponen el grueso del almacén y el mayor volumen del catálogo.

Esta clasificación puede parecer poco significativa, algo así como hablar de artículos importantes y pocos importantes. Sin embargo en la mayoría de los casos resulta muy útil. El motivo de ello es lo que se conoce como 'Principio de Pareto' o 'Regla del 80-20'. Este principio aplicado al caso que estamos estudiando viene a decir que en un gran número de ocasiones el 20% de los productos de almacén suponen el 80% de las ventas y por lo tanto este 20% debe estar más controlado que el resto.

El análisis ABC permite simplificar el control del almacén. Hay muchos artículos, los del grupo B a los que le podemos dedicar un esfuerzo pequeño de control, mientras que nos centramos en los del grupo A. Al ser una pequeña parte supone menos esfuerzo.

Conclusiones

Si has leido todo el texto anterior creo que convendrás conmigo las siguientes conclusiones
  • El control del almacén es inmprescindible para ajustar los costes. Un almacén sin control genera gastos importantes.
  • Es imprescindible que en todo momento las existencias de un artículo sean correctas en la aplicación informática. Esto se consigue con orden que no con esfuerzo o tareas complicadas.
  • Existen distintas formas de valorar el almacén y debemos elegir la más adecuada a nuestros intereses
  • El control de almacén se completa con informes que nos permite optimizar el catálogo, controlar las compras y atender mejor a nuestros clientes